FAQs
1-01. Overall Procedure全体の流れ
Procedure
“Create Account” is for opening your account in the system and is where you can provide and obtain information necessary for participating in the conference. The AFC Secretariat will contact you through the mail address you provide in “User Account.”
https://www.conftool.pro/afc2024/
・For those applying for AFC Scholarships and Best Paper Awards: August 31, 2023
・In the acceptance notice, application procedures for the scholarships will be included.
・Release of selection results of scholarships: around January 20, 2024
・For those not applying for AFC Scholarships and Best Paper Awards: February 29, 2024
https://www.conftool.pro/afc2024/index.php?page=submissions
http://www.aisf.or.jp/AFC/2024/registration/
・Early registration (20 % discount) … February 1 to April 10, 2024
・Regular registration (general participants) … April 11 to June 20, 2024
NOTE: Registration status (discounted, shared, etc.), Payment Methods, Study tour (August 30), etc. are available here.
PayPal (credit card settlement) or bank transfers are accepted.
The AFC Secretariat will send a receipt by e-mail after confirmation of payment.≪Recipient of scholarship or Best Paper Award≫
The AFC Secretariat will contact you with details.
The registration fee must be paid via the methods above as the scholarship or award prize will be given on site in cash.
・Release of selection results of Best Papers:June 10, 2024
・Papers not eligible for Best Paper Awards … May 31, 2024
Languages of Presentations/Papers: Japanese or English
Include information about emergency contact person, flight number, and excursion choice.
アカウントを作成し、情報を登録することで会議参加に必要な情報が得られ、
論文投稿などができます。
(事務局からのメールは、この時登録されたメールアドレスに届きます。)アカウント作成はこちらから https://www.conftool.pro/afc2024/
<投稿開始> 2023年5月1日
<投稿締切> 奨学金・優秀論文賞の対象の場合:2023年8月31日
― 発表要旨の審査結果発表2023年10月31日
― 奨学金受給者の発表2024年1月20日頃 奨学金・優秀論文賞の対象外の場合:2024年2月29日
https://www.conftool.pro/afc2024/index.php?page=submissions
http://www.aisf.or.jp/AFC/2024/registration/
<早期登録(2割引価格)> :2024年2月1日~4月10日
<通常登録(割引なしの正規料金)> :2024年4月11日~6月20日※参加ステータス(割引対象、相部屋希望など)や支払方法、
見学会・スタディツアー(8月30日実施)の希望などを登録すると
振込金額と支払方法が表示されます
クレジットカードまたは銀行振込みとなります。≪奨学金受給・優秀論文賞受賞者の方≫
奨学金、賞金については現地でお渡しします。登録費は通常通りお支払いください。
詳細はAFC事務局より該当される方へお知らせいたします。
・優秀論文賞の選考論文の締切 : 2024年3月31日 (結果発表 : 2024年6月10日)
・優秀論文賞の対象外の論文締切: 2024年5月31日原稿の言語は英語、日本語のいずれかとなります。
会期が近づきましたら、専用のトラベルフォームに、
緊急連絡先、往復のフライトNo.、到着・出発予定時刻などを入力いただきます。
1-02. I forgot my User ID and/or Password.ユーザーIDとパスワードを忘れてしまった。
2.I forgot my User ID and/or Password
You can get your ID and password information from the registration page. See below for a more detailed explanation.
2.1 Go to the “Registration” page.
https://www.conftool.pro/afc2021/index.php?page=login
2.2 Click “Forgotten your password?” and follow the guidance.
2.ユーザーIDとパスワードを忘れてしまった
You can get your ID and password information from the registration page. See below for a more detailed explanation.
2.1 AFCホームページの「Registration」ページを開く。
https://www.conftool.pro/afc2021/index.php?page=login
2.2 「パスワードをお忘れですか?」をクリックし、ガイダンスに従って操作してください。
1-03. What is the User Registration Number?ユーザー登録番号とは何か?


1-04. Submission発表要旨・論文投稿のしかた
1-4.1 Click “Your Submissions”
1-4.2 Click on applicable submission type
1-4.3 Fill in/select the necessary information(* items are mandatory).
Click “Proceed” when you have filled in the necessary information.
1-4.4 To make changes select “Return to Step 1”. To submit your application select “Complete Submission.”
1-4.5 Following your submission you will receive an e-mail from the AFC office.
How to Upload Full/Short Papers, Posters and Creative Projects
Papers should be saved in PDF format before uploading.
**The above screen is displayed after your submission. You will receive an e-mail from the AFC office shortly after your file has been successfully submitted.
How to Upload Full/Short Paper and Creative Project
Full/Short Papers should be saved in PDF format before uploading.
1. Click “Final Upload”
2. Click “Choose a file” and locate the file to upload, then click “Upload File(s) and Save Data.”
3. The below screen is displayed after your submission.
1-4.1“あなたの投稿”をクリックします。
1-4.2投稿形式に該当する項目をクリックして下さい。
1-4.3該当箇所に記入またはクリックして下さい。
(*項目は必須です) 入力終了後に「次へ」をクリックして下さい。
1-4.4内容修正の場合は「ステップ1に戻る」を、そのまま投稿の場合は「投稿を完了する」をクリックして下さい。
1-4.5投稿完了後は上記のように表示されます。その後AFC事務局より以下の投稿完了メールが届きます。
小論文、論文、ポスター/展示発表の投稿方法
論文はPDFファイルで保存の上、投稿をお願いします。
**The above screen is displayed after your submission. You will receive an e-mail from the AFC office shortly after your file has been successfully submitted.
小論文、論文、ポスター/展示発表の投稿方法
論文はPDFファイルで保存の上、投稿をお願いします。
1. “最終アップロード”をクリック
2. “ファイルを選択”をクリックして投稿するファイルを選択して「開く」をクリックした後、“「Upload File(s)」をクリックしてデータを保存して下さい。”をクリック。
3.
投稿完了後は上記のように表示されます。その後AFC事務局よりメールが届きます。
1-05.I would like to change or make revisions to a paper which I already submitted.既に投稿したが、変更・追記したい。
1-5.1 Click “Withdraw Contribution”
1-5.2 Then “Yes, withdraw contribution”
1-5.1 「投稿を取り下げる」をクリックして下さい。

1-5.2 「はい、投稿を取り下げる」をクリックして下さい。


1-06How to register co-author(s)共著者情報の入力のしかた

1-6.2 Then click “Save Data” when you finish inputting this page.

データ入力が終わったら「Save Data」をクリックして下さい。
1-07.Why do I have to register twice: “Create account” and “Participation Registration”?「新規登録」と「参加登録」と2回するのはなぜ?
“Participation Registration” is to inform the AFC Secretariat that you will participate in the AFC and/or that you would like to reserve your accommodation.
If you registered using “Create account” and/or “Participant Registration” but for some reason are unable to participate in the conference, please close your account (See Step 5 for how to withdraw) or contact the AFC office. We will cancel your registration.

You will receive the following e-mail.
「参加登録」は、AFCに参加するか、また宿泊予約などの手続きのために必要となる登録のことです。「参加登録をして論文投稿もしたけれど、参加しない」場合は、辞退手続き(投稿論文の取り下げ(withdraw))をご自身でするか、事務局へご連絡下さい。
「投稿の取り下げ」(withdraw)は下記の手順で行って下さい。
投稿の取り下げが完了すると、AFC事務局より完了メールが届きます。
1-08.Are there any scholarships or discounts?参加費補助や割引はどのようなものがあるか?
Please see “Scholarships and Awards” at (http://www.aisf.or.jp/AFC/2024/awards/) for more information.
Participants who qualify as “Economy Participants” (students/adjunct and non-full-time employees) can receive a 25% discount on the registration fee.
“Early Bird Registration” (20 % discount on registration fees) is available for those who register before April 10, 2024.
Please see “General Information” at (http://www.aisf.or.jp/AFC/2024/information/) for more information.
AFC奨学金とAFC特別補助金があります。
詳細は「Scholarships and Awards(奨学金と優秀賞)」http://www.aisf.or.jp/AFC/2024/awards/をご覧下さい。
<割引>
学生と非常勤職の方向けに登録費が25%割引の「エコノミー参加者」があります。
また、2024年4月10日以前の申し込みによる「早期割引(参加費2割引)」があります。詳細はhttp://www.aisf.or.jp/AFC/2024/information/をご覧下さい。
1-09.I need an invitation letter or a letter of request for visa and/or internal procedures in my organization.学内手続きやビザ取得のため、招待状や出張依頼状が欲しい。
If you need an official letter of acceptance of your abstract for full paper, short paper, or posters, please contact the AFC office ([email protected]). We can provide with a document that contains the title of your paper, your affiliation and names of co-authors, as well as the signature and seal of the host. You can use this as an official letter but not for visa application.
A general invitation letter (not valid for visa application) is issued to all authors and co-authors as well as observers who have completed “Registration as Participant” and
paid in full. Login and download the letter from “Invitation and Confirmation (PDF)” from your page in the AFC online system.
If you require a visa to enter Thailand, our co-host, Chulalongkorn University in Bangkok, can provide the supporting documents for your visa application. More information about this will be made available in May 2024.
論文タイトル、投稿者および共著者の名前と所属が記載され、主催者の署名捺印のある招待状や出張依頼状が必要な方はAFC事務局([email protected])にご連絡ください。ただし、これらの招待状・出張依頼書はビサの申請には利用できません。
タイ入国のビサ申請のための招待状が必要な場合は、開催3か月前から共催のチュラーロンコーン大学(Chulalongkorn University)が申請に必要な資料を発行します。詳細は2024年5月末にAFCウェブページでお知らせします。
1-10.I have not received any e-mails although I registered or submitted a paper.投稿したのに、受領メールが届かない。
2-01.How should I pay?参加費の振り込みはどのようにすればいいのか?
2-02.The AFC system does not show my payment although I have paid already.参加費を振り込んだのに、システムに反映されていない。
2-03.I need the receipt of my payment.参加費の領収書が欲しい。
2-04.I cannot remember whether I paid or not.参加費を払ったかわからなくなってしまった。
3-01.I want to find out the schedule and venues of panel sessions.分科会セッションのスケジュール、部屋割りと場所を知りたい。
3-02.Are meals provided?食事はどうすればいいのか知りたい。
Breakfast | Lunch | Dinner | ||
August 27(Fri) | Arrival / Registration | 〇 | ||
August 28(Sat) | Roundtables Opening Ceremony / Welcome Party |
〇 | 〇 | 〇 Welcome Party |
August 29(Sun) | Parallel Sessions / Closing Party | 〇 | 〇 | 〇 Closing Party |
August 30(Mon) | Study Tour | 〇 | ||
August 31(Tue) | Departure | 〇 |
朝食 | 昼食 | 夕食 | ||
8月27日(金) | 到着日/登録受付 | 〇 | ||
8月28日(土) | 円卓会議/開会式/ウェルカムパーティー | 〇 | 〇 | 〇 ウェルカムパーティー |
8月29日(日) | 分科会/クロージングパーティー | 〇 | 〇 | 〇 クロージングパーティー |
8月30日(月) | スタディツアー | 〇 | ||
8月31日(火) | 出発日 | 〇 |
3-03.Can I get my award (Best Paper, Best Presentation, etc) even if I do not attend the awards ceremony?優秀論文賞、優秀発表賞などの表彰式に出られないが、賞金と賞品をもらうことはできるか?
3-04.Can I get a copy of the photos taken during the conference and/or parties?会議中やパーティーの写真が欲しい。
4-01.How can I get from the airport to the hotel/conference venue?空港からホテルまで交通手段が知りたい。
TBA
TBA