1-01.
Overall Procedure
全体の流れ





Procedure

Create Account
“Create Account” is for opening your account in the system and is where you can provide and obtain information necessary for participating in the conference. The AFC Secretariat will contact you through the mail address you provide in “User Account.”
https://www.conftool.pro/afc2024/



Deadline for abstract submissions
・For those applying for AFC Scholarships and Best Paper Awards: August 31, 2023
・In the acceptance notice, application procedures for the scholarships will be included.
・Release of selection results of scholarships: around January 20, 2024
・For those not applying for AFC Scholarships and Best Paper Awards: February 29, 2024
https://www.conftool.pro/afc2024/index.php?page=submissions



Participation Registration
http://www.aisf.or.jp/AFC/2024/registration/
・Early registration (20 % discount) … February 1 to April 10, 2024
・Regular registration (general participants) … April 11 to June 20, 2024
NOTE: Registration status (discounted, shared, etc.), Payment Methods, Study tour (August 30), etc. are available here.



Payment
PayPal (credit card settlement) or bank transfers are accepted.
The AFC Secretariat will send a receipt by e-mail after confirmation of payment.≪Recipient of scholarship or Best Paper Award≫
The AFC Secretariat will contact you with details.
The registration fee must be paid via the methods above as the scholarship or award prize will be given on site in cash.



Deadline for full papers and short papers・Papers eligible for the Best Paper Award … March 31, 2024
・Release of selection results of Best Papers:June 10, 2024

・Papers not eligible for Best Paper Awards … May 31, 2024

Languages of Presentations/Papers: Japanese or English



Fill in Travel Form
Include information about emergency contact person, flight number, and excursion choice.
NOTE: INFOPACK – Please be sure to read the details for the conference that will be released in July 2018.



アカウントを作成する
アカウントを作成し、情報を登録することで会議参加に必要な情報が得られ、
論文投稿などができます。
(事務局からのメールは、この時登録されたメールアドレスに届きます。)アカウント作成はこちらから https://www.conftool.pro/afc2024/

発表要旨の提出
<投稿開始> 2023年5月1日
<投稿締切> 奨学金・優秀論文賞の対象の場合:2023年8月31日
― 発表要旨の審査結果発表2023年10月31日
― 奨学金受給者の発表2024年1月20日頃   奨学金・優秀論文賞の対象外の場合:2024年2月29日
https://www.conftool.pro/afc2024/index.php?page=submissions

参加登録
http://www.aisf.or.jp/AFC/2024/registration/
<早期登録(2割引価格)> :2024年2月1日~4月10日
<通常登録(割引なしの正規料金)> :2024年4月11日~6月20日※参加ステータス(割引対象、相部屋希望など)や支払方法、
見学会・スタディツアー(8月30日実施)の希望などを登録すると
振込金額と支払方法が表示されます

参加費支払い方法
クレジットカードまたは銀行振込みとなります。≪奨学金受給・優秀論文賞受賞者の方≫
奨学金、賞金については現地でお渡しします。登録費は通常通りお支払いください。
詳細はAFC事務局より該当される方へお知らせいたします。

発表原稿(論文・小論文の提出)
・優秀論文賞の選考論文の締切 : 2024年3月31日 (結果発表 : 2024年6月10日)
・優秀論文賞の対象外の論文締切: 2024年5月31日原稿の言語は英語、日本語のいずれかとなります。

トラベルフォーム記入
会期が近づきましたら、専用のトラベルフォームに、
緊急連絡先、往復のフライトNo.、到着・出発予定時刻などを入力いただきます。
※会議の詳細は、会期が近づきましてから発表されるインフォパック(INFOPACK)で必ずご確認下さい。

1-02.
I forgot my User ID and/or Password.
ユーザーIDとパスワードを忘れてしまった。

2.I forgot my User ID and/or Password

You can get your ID and password information from the registration page. See below for a more detailed explanation.

2.1 Go to the “Registration” page.
https://www.conftool.pro/afc2021/index.php?page=login

2.2 Click “Forgotten your password?” and follow the guidance.

2.ユーザーIDとパスワードを忘れてしまった

You can get your ID and password information from the registration page. See below for a more detailed explanation.

2.1 AFCホームページの「Registration」ページを開く。
https://www.conftool.pro/afc2021/index.php?page=login

2.2 「パスワードをお忘れですか?」をクリックし、ガイダンスに従って操作してください。

1-03.
What is the User Registration Number?
ユーザー登録番号とは何か?

The User Registration Number is the four-digit number that you get when you register in the AFC online system. This number will be used frequently when you contact us or in other conference-related occasions.
What is the User Registration Number?

ユーザー登録番号とは、ユーザー登録時に付与される4桁の番号のことです。この番号はお問合せや会議受付けの時などよく使います。
What is the User Registration Number?

1-04.
Submission
発表要旨・論文投稿のしかた

1-4.1 Click “Your Submissions”
Your Submission

1-4.2 Click on applicable submission type
Submission Type

1-4.3 Fill in/select the necessary information(* items are mandatory).
Click “Proceed” when you have filled in the necessary information.
Proceed

1-4.4 To make changes select “Return to Step 1”. To submit your application select “Complete Submission.”

1-4.5 Following your submission you will receive an e-mail from the AFC office.
E-mail

How to Upload Full/Short Papers, Posters and Creative Projects
Papers should be saved in PDF format before uploading.

**The above screen is displayed after your submission. You will receive an e-mail from the AFC office shortly after your file has been successfully submitted.

How to Upload Full/Short Paper and Creative Project

Full/Short Papers should be saved in PDF format before uploading.

1. Click “Final Upload”
E-mail

2. Click “Choose a file” and locate the file to upload, then click “Upload File(s) and Save Data.”
E-mail

3. The below screen is displayed after your submission.
E-mail

E-mail

1-4.1“あなたの投稿”をクリックします。
Your Submission

1-4.2投稿形式に該当する項目をクリックして下さい。
Submission Type

1-4.3該当箇所に記入またはクリックして下さい。
(*項目は必須です) 入力終了後に「次へ」をクリックして下さい。
Proceed

1-4.4内容修正の場合は「ステップ1に戻る」を、そのまま投稿の場合は「投稿を完了する」をクリックして下さい。

1-4.5投稿完了後は上記のように表示されます。その後AFC事務局より以下の投稿完了メールが届きます。
E-mail

小論文、論文、ポスター/展示発表の投稿方法
論文はPDFファイルで保存の上、投稿をお願いします。

**The above screen is displayed after your submission. You will receive an e-mail from the AFC office shortly after your file has been successfully submitted.

小論文、論文、ポスター/展示発表の投稿方法

論文はPDFファイルで保存の上、投稿をお願いします。

1. “最終アップロード”をクリック
E-mail

2. “ファイルを選択”をクリックして投稿するファイルを選択して「開く」をクリックした後、“「Upload File(s)」をクリックしてデータを保存して下さい。”をクリック。
E-mail

3.
E-mail

E-mail

投稿完了後は上記のように表示されます。その後AFC事務局よりメールが届きます。

1-05.
I would like to change or make revisions to a paper which I already submitted.
既に投稿したが、変更・追記したい。

You can change and make revisions to your submissions through your account anytime during the application period. You can do this by first withdrawing your contribution, and then uploading the revised version.


1-5.1 Click “Withdraw Contribution”


1-5.2 Then “Yes, withdraw contribution”

期間中はAFCオンラインシステムの「あなたの投稿」ページで何度でも変更・追記が可能です。
1-5.1 「投稿を取り下げる」をクリックして下さい。

1-5.2 「はい、投稿を取り下げる」をクリックして下さい。

1-06
How to register co-author(s)
共著者情報の入力のしかた

1-6.1 Input your co-author’s information


1-6.2 Then click “Save Data” when you finish inputting this page.

1-6.1 共著者情報を入力して下さい。


データ入力が終わったら「Save Data」をクリックして下さい。

1-07.
Why do I have to register twice: “Create account” and “Participation Registration”?
「新規登録」と「参加登録」と2回するのはなぜ?

“Create account” is for creating your own AFC online account in the system, and after doing this you will receive necessary information about the AFC. It also enables you to receive e-mails and other information from the AFC office.
“Participation Registration” is to inform the AFC Secretariat that you will participate in the AFC and/or that you would like to reserve your accommodation.
If you registered using “Create account” and/or “Participant Registration” but for some reason are unable to participate in the conference, please close your account (See Step 5 for how to withdraw) or contact the AFC office. We will cancel your registration.

You will receive the following e-mail.

「新規登録」とは、AFCで必要な情報を得ることのできるシステムに、自分のページ(アカウント)を作成するため必要な登録です。この登録をすることで、事務局からのご案内メールなどの情報が届きます。
「参加登録」は、AFCに参加するか、また宿泊予約などの手続きのために必要となる登録のことです。「参加登録をして論文投稿もしたけれど、参加しない」場合は、辞退手続き(投稿論文の取り下げ(withdraw))をご自身でするか、事務局へご連絡下さい。

「投稿の取り下げ」(withdraw)は下記の手順で行って下さい。

投稿の取り下げが完了すると、AFC事務局より完了メールが届きます。

1-08.
Are there any scholarships or discounts?
参加費補助や割引はどのようなものがあるか?

Financial aid in the form of “AFC Scholarships” and “AFC Special Subsidy” are available.
Please see “Scholarships and Awards” at (http://www.aisf.or.jp/AFC/2024/awards/) for more information.
Participants who qualify as “Economy Participants” (students/adjunct and non-full-time employees) can receive a 25% discount on the registration fee.
“Early Bird Registration” (20 % discount on registration fees) is available for those who register before April 10, 2024.
Please see “General Information” at (http://www.aisf.or.jp/AFC/2024/information/) for more information.

<奨学金・補助金>
AFC奨学金とAFC特別補助金があります。
詳細は「Scholarships and Awards(奨学金と優秀賞)」http://www.aisf.or.jp/AFC/2024/awards/をご覧下さい。
<割引>
学生と非常勤職の方向けに登録費が25%割引の「エコノミー参加者」があります。
また、2024年4月10日以前の申し込みによる「早期割引(参加費2割引)」があります。詳細はhttp://www.aisf.or.jp/AFC/2024/information/をご覧下さい。

1-09.
I need an invitation letter or a letter of request for visa and/or internal procedures in my organization.
学内手続きやビザ取得のため、招待状や出張依頼状が欲しい。

If you need an official letter of acceptance of your abstract for full paper, short paper, or posters, please contact the AFC office ([email protected]). We can provide with a document that contains the title of your paper, your affiliation and names of co-authors, as well as the signature and seal of the host. You can use this as an official letter but not for visa application.

A general invitation letter (not valid for visa application) is issued to all authors and co-authors as well as observers who have completed “Registration as Participant” and
paid in full. Login and download the letter from “Invitation and Confirmation (PDF)” from your page in the AFC online system.
If you require a visa to enter Thailand, our co-host, Chulalongkorn University in Bangkok, can provide the supporting documents for your visa application. More information about this will be made available in May 2024.

一般的な招待状は参加登録と支払いを済ませた方全員に自動発行されます。AFCオンラインシステムのマイページにログインし、「Invitation and Confirmation (PDF)」をダウンロードしてください。

論文タイトル、投稿者および共著者の名前と所属が記載され、主催者の署名捺印のある招待状や出張依頼状が必要な方はAFC事務局([email protected])にご連絡ください。ただし、これらの招待状・出張依頼書はビサの申請には利用できません。

タイ入国のビサ申請のための招待状が必要な場合は、開催3か月前から共催のチュラーロンコーン大学(Chulalongkorn University)が申請に必要な資料を発行します。詳細は2024年5月末にAFCウェブページでお知らせします。

1-10.
I have not received any e-mails although I registered or submitted a paper.
投稿したのに、受領メールが届かない。

Please check the spam or junk mail folder in your email account. In most cases, the email gets sent there.
多くの場合、受領通知メールは「迷惑メールフォルダ」に入ってしまうようです。まずは「迷惑メールフォルダ」をご確認下さい。

2-01.
How should I pay?
参加費の振り込みはどのようにすればいいのか?

You may pay using Paypal (credit card transaction) or bank transfer. Information regarding both payment methods will be given when you register.
振込み方法はPayPal(クレジットカード決済)と銀行振込の2つです。それぞれの振り込み方法や振込先は、システムで「参加登録」をする時に表示されます。

2-02.
The AFC system does not show my payment although I have paid already.
参加費を振り込んだのに、システムに反映されていない。

It takes some days for the bank to recognize your payment if you paid by bank transfer.
銀行振込の場合にはシステムへの反映に時間がかかります。予めご了承下さい。

2-03.
I need the receipt of my payment.
参加費の領収書が欲しい。

You can print out your receipt through the AFC online system. Please contact the AFC office if you need a more formal version.
AFCオンラインシステムから領収書は印刷できます。捺印のある領収書が必要な場合は事務局までご連絡下さい。

3-01.
I want to find out the schedule and venues of panel sessions.
分科会セッションのスケジュール、部屋割りと場所を知りたい。

The listing of venues and maps for panel sessions will be included in the Proceedings.
セッションの部屋割りと地図は会場で配布する予稿集(Proceedings)に掲載します。

3-02.
Are meals provided?
食事はどうすればいいのか知りたい。

The registration fee includes meals below, coffee breaks, and the opening and closing party.

Breakfast Lunch Dinner
August 27(Fri) Arrival / Registration
August 28(Sat) Roundtables
Opening Ceremony / Welcome Party

Welcome Party
August 29(Sun) Parallel Sessions / Closing Party
Closing Party
August 30(Mon) Study Tour
August 31(Tue) Departure
登録費には、食事代、休憩時間の茶菓子代と懇親会費が含まれています。

朝食 昼食 夕食
8月27日(金) 到着日/登録受付
8月28日(土) 円卓会議/開会式/ウェルカムパーティー
ウェルカムパーティー
8月29日(日) 分科会/クロージングパーティー
クロージングパーティー
8月30日(月) スタディツアー
8月31日(火) 出発日

3-03.
Can I get my award (Best Paper, Best Presentation, etc) even if I do not attend the awards ceremony?
優秀論文賞、優秀発表賞などの表彰式に出られないが、賞金と賞品をもらうことはできるか?

If you do not attend the awards ceremony you will be disqualified from receiving the Best Paper Award. This does not apply for other awards.
表彰式にご欠席の場合は、受賞資格失効とみなします。予めご了承下さい。

3-04.
Can I get a copy of the photos taken during the conference and/or parties?
会議中やパーティーの写真が欲しい。

Yes. We will post the photos on the AFC website after the conference, and you may download the photos from there.
会議終了後にAFCのウェブサイトで公開いたします。そちらよりダウンロードしていただけます。

4-01.
How can I get from the airport to the hotel/conference venue?
空港からホテルまで交通手段が知りたい。

For access information, please refer to the links below for the relevant venues.
TBA
AFC推薦ホテル、および学会の会議場の住所は以下をご覧ください。
TBA

4-02.
How can I register for the excursion?
スタディツアー・遠足の申し込みをしたいが、どうすればいいのか?

You can register for excursions when you register for the conference. You may also register for excursions at the conference itself, and all payment for excursions will be made in cash at the conference venue.
参加登録をする際に、スタディツアー・遠足の申し込みができますが、会議場で申し込むこともできます。参加費の支払いは会議場でお願いします。スタディツアー・遠足の各コースや支払いの詳細は、2024年2月の早期参加登録受付時までにAFCウェブサイトでお知らせします。